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Der Wechsel von POP nach IMAP auf allen Mail Clienten wird immer dann interessant, wenn die Anzahl der Computer und Mobilgeräte, die man so täglich nutzt, immer weiter ansteigt.

Irgendwann kommt der Tag, an dem es einen nervt, wenn man die gelöschten, erstellten, weitergeleiteten Mails des Tages, die man z.B. mit dem Laptop oder Smartphone bearbeitet hat, am Abend noch einmal sieht und eruieren muss, ob man diese nun schon beantwortet hat oder nicht.

Dazu kommt noch der Zustand der dezentralen Speicherung von Mails: die eine Antwort liegt auf dem Laptop, die andere im Smartphone und wenn man sich am heimischen Rechner auf eine vorangegangene Mail beziehen will, kann man erstmal suchen.

Dies alles lässt sich verhindern und abstellen: das Zauberwort heißt IMAP.

Ist der angebotene Speicherplatz des Mail Provider groß genug, so können alle Mails auf dem Server bleiben, inklusive der Antworten und Weiterleitungen und auf jedem Rechner oder Smartphone sind immer ALLE Mails.
Und da (fast) alle Mail Dienste auch noch eine Webzugang zu den eigenen Mails bieten, kann man auch an einem fremden Rechner schnell auf alle Mails zugreifen.

Und warum dann diesen Artikel?

Wer sich die benötigten Daten, bzw. die Daten, die der Mail Provider einem mitteilt, besorgt hat, kann einen reibungslosen Wechsel von POP nach IMAP vollziehen oder sich in den Einstellungen seinen Mail Programms verheddern.

Zurück zu den benötigten Daten: in der Regel richten die Mail Programme (Clienten) heutzutage die Daten für den Mailzugang selbstständig ein, nachdem man seine Mailadresse & das dazugehörige Passwort eingegeben hat. Bei manchen Programmen wird man gefragt, ob man POP3 oder IMAP benutzten möchte, meiner Erfahrung nach wird von den Programmen aber POP3 in der Regel voreingestellt.

Deshalb sollte man die manuelle Einrichtung der Mailadresse vorziehen, da ein nachträgliches Ändern von POP3 auf IMAP meist nicht möglich ist. Sollte man keine Unterlagen oder andere Quellen der Servereinstellungen seines Mailproviders haben kommt man mit der Googlesuche schnell zum Ziel: “POP3 IMAP <Providername>”. Oder aber auch die Hilfe Seiten seines Anbieters, sei es ein FAQ oder ein Hilfesystem, welches nach der Suche nach POP3 bzw. IMAP sicher die entsprechenden Daten preis gibt.

Wenn man eine neue Mailadresse in sein Mailprogramm einpflegt, so sollte sich normalerweise keine großen Probleme bei der Einrichtung ergeben. Nachdem alle Daten eingegeben sind, sollte man als ersten Test eine Mail an sich selbst schreiben, um zu überprüfen, ob Nachrichten versendet und empfangen werden können. Ist dies ohne Fehlermeldung gelungen und im “Gesendet” und “Posteingang” befindet sich jeweils die gleiche Mail, dann kann man zusätzlich noch versuchen einen neuen Ordner in den Verzeichnisbaum des nun eingerichteten IMAP Servers zu erstellen. Sollte auch dies ohne Fehlermeldung funktionieren kann man sich getrost zurück lehnen.

Nun braucht man diese Einstellungen nur noch an allen Geräten, zu wiederholen (Smartphone, Laptop, 2. & 3. Rechner und hat ab sofort immer und überall den gleichen Mailbestand. Sendet man eine Nachricht mit dem Smartphone, dann liegt sie auch im “Gesendet” am Laptop und umgekehrt.

Wann kann es nun zu Problemen kommen?

Zu Problemen kann es immer dann kommen, wenn ein Mailprogramm sich von anderen unterscheidet, wenn es zum Beispiel die Ordnerstruktur nicht so verwendet wie das zuerst eingerichtete Programm. Das kann zu sehr merkwürdigen Phänomenen führen, die sich aber Händeln lassen. Allerdings sollte man nach jedem weiteren Gerät bzw. Programm den Versand und den Empfang von Mail testen. Spam/Junk Mail zu testen ist nicht immer trivial, denn nur ein Weiterleiten einer Spam Nachricht hat nicht grundsätzlich zur Folge, dass sie wieder als Spam erkannt wird.

Manche Programme sortieren gesendete Nachrichten in den Ordner “Gesendet” ein, andere erwarten den Ordner “Sent Mails”. Ist dieser nicht vorhanden, erstellen sie diesen. Das kann zu doppelten Ordner führen. Jedes Mailprogramm gibt einem aber die Möglichkeit, die Ordnerstruktur Einstellungen zu verändern. Wichtig ist, sich an eine Ordnerstruktur zu halten, sonst weiß man beim 3. oder 4. Programm nicht mehr welcher Ordner jetzt genutzt wird und wundert sich, warum der immer wieder neu erstellt wird, obwohl man ihn doch gelöscht hat.

Ein weiteres Problem kann der Umstieg von POP3 auf IMAP sein, wenn der POP3 Server den Posteingang in einem anderen “Verzeichnisbaum” speichert als der IMAP Server (z.B. bei Arcor). Dies ist fast immer dann der Fall, wenn man ein “IMAP-PFAD-PRÄFIX” in den Einstellungen angeben muss. Leider steht das bei den Einstellungen auf den Arcor Hilfe Seiten nicht dabei, was ein völlig konfuses Verhalten des Mailprogramms zur Folge hat: Mails, die über die Webansicht noch sichtbar sind, werden dann per IMAP nicht angezeigt, versendete Mails landen nicht in “Gesendet”, sondern werden aufgrund der falschen Einstellung wieder lokal im Mailprogramm gespeichert. Manche Mailprogramme reagieren nur mit Fehlermeldungen, z.B. wenn man ein Ordner erstellen möchte, andere können den Fehler selbstständig beheben.

Ist der Wechsel einmal vollzogen und die Mails landen in den Ordner in die sie sollen, dann ist der komplette Umzug auf IMAP auf allen Geräten eine riesige Zeitersparnis. Wie sehr habe ich die Augen verdreht, wenn ein langes nicht benutztes Mailprogramm mich mit der Meldung: “200 neue Nachrichten” begrüßt hat.